.: HAFTANIN KONUSU :.  .: AÇIK İHALE USULÜ AKIŞ ŞEMASI :.
İhale sürecinin başlaması için ihtiyacın ortaya çıkması gerekmektedir. Harcama birimlerinde ihtiyacın ortaya çıkması süreci kamu kurumlarında birbirinden çok farklıdır.
Bu aşama idareler ihtiyaçlarını tam olarak saptayarak, yapılması gerekli işin miktarını, zamanını ve finansmanı için gerekli ödeneğini belirlerler. Ayrıca ihale işlemlerine hazırlık yapılması ve ihale işlemlerinin yürütülmesi için işin niteliği (yapım, alım, hizmet) saptanır.
Kamu İhale Kanununda da temel ilke olarak benimsendiği üzere, ödeneği olmayan bir iş için ihaleye çıkılması mümkün değildir. Bu nedenle, ihalenin gerçekleştirilmesi için idarelerce gerekli ödeneğin temini sağlanır.
4734 sayılı Kanunun 9 uncu maddesinde yaklaşık maliyetin idarece hazırlanacağı belirtilmiş, fakat bu konuda ayrıntıya yer verilmemiştir. Yaklaşık maliyetin tespiti için ihale yetkilisi, idare elemanlarından oluşacak yeterli sayıda ve nitelikte elemanı yazılı şekilde görevlendirir.
Görevlendirilen personelce işin yaklaşık maliyetine ilişkin araştırmalara başlanır. Yaklaşık maliyet görevli resmi kuruluşlardan, mesleki kuruluşlardan ve özellikle de piyasadan yapılan araştırmalara göre KDV hariç olarak belirlenir. Yaklaşık maliyetin gerçekçi bir şekilde değerlendirilmesi esastır.
Yaklaşık maliyet ve buna ilişkin icmal tablosu ile birlikte, ihalenin şekli, ilanlar ve diğer önemli hususların belirlendiği ve standart form olarak hazırlanan ihale onay belgesi, ihale yetkilisince onaylanır.
İhale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin her türlü özelliğini belirten idari ve teknik şartnamelerin idarelerce hazırlanması esastır. İdarelerce, ihale konusu işin ihale edilebilmesi için gerekli dokümanlar, Kamu İhale Kurumu tarafından çıkarılan standart ihale dokümanları esas alarak hazırlanır.
İhale Komisyonunun asil ve yedek üyeleri ihale yetkilisince görevlendirilir. İhale Komisyonu, biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla, ilgili idare personelinden en az dört kişinin ve muhasebe veya mali işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla kurulacak en az beş ve tek sayıda kişiden oluşur.
İdarelerce ihale onayının alınmasından sonra, ihale ilanı veya davetinden önce Kurumun internet sayfasından ihale kayıt numarası alınır. Her bir ihale işlem dosyası için İhale Kayıt Formu doldurularak Kurumdan alınan İhale Kayıt Numarası, ait olduğu ihale ile ilgili tüm işlemlerde ve Kurumla internet üzerinden veya yazılı olarak yapılacak yazışmalarda kullanılacaktır.
Kanunun 13 üncü maddesindeki hükümler göz önüne alınarak belirlenen yaklaşık maliyete göre ihale ilan süreleri ve ihalenin nerede yayımlanacağı tespit edilir. Bu doğrultuda belirlenen tip formlara uygun bir şekilde ilanlar hazırlanarak, bütün isteklilere tekliflerini hazırlayabilmeleri için yeterli süre tanımak suretiyle belirlenen yerlerde ilan edilir.
İhale dokümanları, yaklaşık maliyet hesap tutanağı, onay belgesi, görevlendirme yazıları, ilan metinleri ve diğer belgeler ihale işlem dosyasında toplanır ve en geç ilandan 3 gün sonra ihale komisyonuna verilir.
İhale ve ön yeterlik dokümanı idarede bedelsiz görülebilir. Ancak, ön yeterlik veya ihaleye katılmak isteyen isteklilerin bu dokümanı satın almaları zorunludur. İhaleye girmek isteyen isteklilere ihale dokümanı belirlenen bedel karşılığında satılır ve satın alanlar bir tutanağa bağlanır. Bu tutanak da standart formlardandır.
İsteklilerce, Kanunda ve ihale dokümanlarında belirlenen belge ve bilgiler hazırlanarak bir zarf içinde ihale saatinden önce idareye verilir.
İdarece teslim alınan bu zarflara ilişkin olarak belirlenen standart alındı belgesi düzenlenir ve zarfı teslim edene verilir.
Posta yoluyla gönderilen ve ihale saatinde idareye ulaşmayan teklif zarfları değerlendirilmeye alınmaz ve bu husus için belirlenen standart form doldurulur.
İdare tarafından teslim alınan teklif zarfları, belirlenen standart form doldurularak ihale saatinde ihale komisyonuna teslim edilir.
İlk aşamada komisyonca zarflar hazır olanlar önünde incelenir ve usulüne uygun olmayanlar açılmadan değerlendirme dışı bırakılır. Değerlendirme dışı bırakılanlar için belirlenen standart form doldurularak tutanak altına alınır.
Hazır olan isteklilerin huzurunda zarflar alınış sırasına göre açılır ve bütün belgeler standart olarak belirlenen tutanağa bağlanır.
Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı Kanunda belirlenen usullere uygun olmayan istekliler tespit edilerek, standart olarak belirlenmiş tutanağa bağlanır.
Komisyonca istekliler ile teklifleri açıklanır ve tutanağa bağlanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz.
Komisyonca net olmayan hususlarla ilgili olarak isteklilerden açıklama yapılması istenebilir.
Belgelerinin eksik olduğu veya geçici teminatı ile teklif mektubu usulüne uygun olmadığı ilk oturumda tespit edilen istekliler ihale dışı bırakılır.
Önemsiz olan ve ihaleyi etkilemeyecek düzeyde bulunan belge ve bilgilerin tamamlatılması isteklilere bildirilir. Bunu süresi içinde gerçekleştirmeyen istekliler ihale dışı bırakılır.
İsteklilerin ekonomik, mali ve mesleki yeterliliğine ilişkin belge ve bilgilerin değerlendirildiği aşamadır.
Öncelikle isteklilerin verdiği iş deneyim belgeleri güncelleştirilir. Belgeleri tamam olan ve geçici teminatı uygun olan isteklilerin, belirlenen yeterlilik kriterlerine sahip olup olmadığı detaylı bir şekilde incelenir.
Sonuç standart olarak belirlenen tutanağa bağlanır. Yeterli bulunmayan adaylara bildirim yapılır.
Teklif edilen fiyatlara ilişkin cetvellerin incelenmesi sırasında tespit edilen aritmetik hatalar komisyonca resen düzeltilir ve istekliye bildirir. İstekli 5 gün içinde düzeltmeyi kabul edip etmediğini bildirmezse teklifi değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatı gelir kaydedilir.
İhale komisyonunca, Kamu İhale Genel Tebliğindeki açıklamalara göre aşırı düşük bedelli teklifler tespit edilir. İhale komisyonu bu teklifleri reddetmeden önce, belirlenen süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.
İhale komisyonuca tüm değerlendirmelerden sonra ekonomik açıdan en avantajlı teklif belirlenir. İhale ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibinin üzerine bırakılır.
İhale komisyonu bu kararını standart olarak belirlenmiş karar tutanağına bağlar.
İhale komisyonunun verdiği karar üzerine idarece ihale üzerine kalan isteklinin yasaklı olup olmadığı Kamu İhale Kurumunun web sayfasından kontrol edilir ve buna ilişkin belge ihale kararına eklenir.
İhale komisyonu gerekçeli kararını belirleyerek ihale yetkilisinin onayına sunar. İhale yetkilisi karar tarihini izleyen 5 iş günü içinde ihale kararını onaylar veya gerekçesini açıklamak suretiyle reddeder.
İhale sonucu, ihale yetkilisinin onayını takip eden 3 gün içinde bütün isteklilere tebliğ edilir. Tebliğin posta ile yapılması halinde mektubun postaya verilişini takip eden 7 nci gün tebliğ tarihi sayılır.
İhale üzerine kalan istekliye, tebliğ tarihini izleyen 3 gün içinde 10 gün içinde kesin teminatı yatırarak sözleşme imzalanması tebliğ edilir.
Kesin teminatı yatıran yüklenici ile sözleşme imzalanır ve gerekiyorsa Kamu İhale Kurumuna yatırılacak pay yatırılır.
İhale üzerine kalan istekli ile sözleşme imzalanmaması halinde, geçici teminatı gelir kaydedilir ve uygun görülen ikinci istekli sözleşme yapmak üzere davet edilir.
İhale sonucu, sözleşmenin imzalanmasını takip eden 15 günlük süre içinde kamu ihale bülteninde yayımlanmak suretiyle ilan edilir.
Ayrıca, sonra sonuç formu 10 gün içinde Kamu ihale Kurumuna gönderilir.
[1] Osman Kaya, Ali Özek, “Kamu İhale Kanununa Göre Bütün İhale Usullerinde İşlem Akış süreci ve Açıklamaları,” Mali Hukuk Dergisi, Sayı 115 (Ocak-Şubat 2005): s. 11-21
Bu yazı 69169 kez okunmuştur
.: Diğer Haftaların Konuları :.
| 
